「事務のパートでもパソコンスキルは必要なの？」
「主婦が事務のパートで働く際に最低限身につけておくべきパソコンスキルは？」
働き方改革やITツールの導入推進により、事務のパートに対してもパソコンスキルが求められるようになってきましたが、難しそうなイメージがあることで苦手意識を感じる人も少なくありません。
この記事では、事務パートで働きたい主婦の方に向けて、以下の内容を解説します。
・主婦に人気の事務のパートでパソコンスキルが必要な理由
・事務職で求められる基本的なパソコンスキル
・忙しい主婦向け！パソコンスキルの身につけ方
・パソコンスキルの証明になる資格
本記事を通じて、事務のパートに必要なパソコンスキルに関する理解を深めましょう！
主婦に人気のパート「事務職」でパソコンスキルが重視される理由
多くの主婦から人気を集めるパートのひとつに事務職がありますが、現在ではパソコンスキルの有無が採用に大きく影響するといわれています。
ここでは、なぜ事務のパートでパソコンスキルが重視されるのか、その理由を2つご紹介します。
電話対応や来客対応より「パソコン業務」がメインになっているから
事務のパートの仕事内容は、電話対応や来客対応よりもパソコン業務がメインとなることが多いです。
WordやExcel、PowerPointをはじめとした各種ツールの導入や働き方改革などの推進によって、社員一人ひとりにITスキルが求められる傾向にあり、事務のパートも例外ではありません。
パソコンスキルと聞くとどうしても身構えてしまいがちですが、事務のパートで求められる能力は決して難しいものではなく、独学はもちろん通信講座やパソコン教室などで学べるものばかりです。
もし、現時点での能力に自信がない場合でも、パソコンスキル習得に向けて前向きに勉強していることをアピールできれば、事務のパートとして採用される可能性は十分にあります。
「即戦力」として働ける人材を求めているから
事務のパート採用を行う企業のなかには、しっかりとした教育体制が整っていなかったり、社員研修や教育に対する予算を割けなかったりするところも多いです。
そのため、企業側は、電話対応や来客対応だけでなく、パソコンスキルに長けた即戦力として働ける人材を優先的に採用したいと考えています。
また、事務は主婦層に人気の高いパートのひとつなので、必然的に採用倍率が高くなってしまいます。
基本的なパソコンスキルが身についていればそれだけで他のライバルに差をつけられますし、MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）や日商PC検定などの資格を取得しているのであれば積極的にアピールすることが大切です。
そもそも「パソコンスキル」とは？事務職で必要な基本操作を解説
事務職で必要な『パソコンスキル』とは、主に顧客や売上のデータ入力、WordやExcelなどを利用した資料作成、社内外との連絡ツールの操作などです。
これらのパソコンスキルを活用することで、顧客情報管理や商品の管理などが楽になるだけでなく、各種データを集計して分かりやすいプレゼン資料の作成や生産性の向上などに繋げることもできます。
事務職のパートで求められるパソコンスキルは、主に以下の6つですが、基本的な操作ができれば問題なく働けますよ。
文字入力（タイピング）
文字入力（タイピング）とは、正確に早く文字入力をするスキルです。
パートの事務では、いかに早く文字入力ができるかで仕事の効率がグンと変わりますし、タッチタイピングができれば大幅に生産性が上がります。
【タッチタイピング】
パソコンのキーボードを見ずに正確に文字入力をすること。
Webページ上で無料で文字入力を練習できるサイトもあり、ゲーム感覚でパソコンスキルを磨くことが可能です。
事務職で役立つショートカットキー
パートの事務職で活躍したいのであれば、ショートカットキーをマスターすることがおすすめです。
以下は、WordやExcelなどのマイクロソフト社のソフトで活用できる共通のショートカットキーです。
| ショートカットキー | 作業内容 |
|---|---|
| Ctrl + C | 選択した範囲内をコピーする |
| Ctrl + X | 選択した範囲内を切り取る |
| Ctrl + V | コピーか切り取った範囲内の内容を貼り付ける |
| Ctrl + A | 全ての範囲を選択する |
| Ctrl + F | 検索窓を開く |
| Ctrl + S | 新規ファイルを作成中であれば「名前を付けて保存」、既存のファイルを使用中であれば「上書き保存」する |
| Ctrl + P | 印刷ページを開く |
| Ctrl + Z | ひとつ前にした操作に戻す |
| Ctrl + Y | ひとつ前に戻した操作をやり直す |
| Ctrl + W | 操作中のファイルを閉じる |
| Altキー | キーヒントを表示させる |
Word（文章作成ソフト）の基本操作
Wordは、主に書類、案内文、お礼状などの文章作成の際に使用するソフトです。
基本的には、フォント変更、段落設定、表の挿入などができれば問題なく、事務職のパートでは以下のような業務でWordを使用します。
【文書作成と編集】
Wordで作る文書は、契約書や見積書、請求書などの取引先に対する文書から社内回覧まで多岐に渡ります。
また、Wordでは、他のユーザーが作成した文書にコメントを入れることで編集やフィードバックなどを行うことも可能です。
スペルチェックや検索と置き換えなどの機能を上手く活用することで正確な文書作成ができます。
【文書印刷】
文書印刷は、作成した文章にページ番号を振ったり、レイアウトの変更や用紙サイズの設定を行ったり、印刷前の文書のプレビュー画面の確認などができます。
ビジネスの場では、文書の内容以外に視覚的な美しさや分かりやすさなども重要となるため、細かな機能もしっかりとマスターしたいものです。
Excel（表計算ソフト）の基本操作
Excelは、勤怠管理、売上入力、リスト作成など、表作成に幅広く使用される計算ソフトです。
一般的な事務のパートでは、顧客情報や在庫管理を目的としたデータ入力、データ集計による営業サポート、帳票管理、日常的な経費の記録などのためにExcelを活用する場合が多く、膨大なデータを効率よく処理することができます。
事務のパートで初めてExcelを使用するという人は、まずは四則演算やSUM関数などの基本的な操作をマスターすれば問題ありません。
よりスキルアップを目指すのであれば、フィルター、ピボットテーブル、マクロの活用法などをマスターすることがおすすめで、より生産性の高い作業を実現できますよ。
Excelとスプレッドシートの違い
Excelはマイクロソフト社が提供するビジネスツール、スプレッドシートはグーグル社による製品という違いがあります。
相互に互換性があり、デザインや操作性などに大きな違いもないため、どちらかのツールが使用できればもう一方も問題なく利用できることがほとんどです。
ただし、開発元が異なるため、同じ操作であっても名称や配置が微妙に違っていたり、異なるユーザーが同時に編集できなかったりといった差異などはあるため、実際にツールを使うなかで両者の違いを把握すると良いでしょう。
Outlook・Gmailなど社外とのやり取りを行うツールの操作
OutlookやGmailなどは、社外とのやり取りを行う際に使われるツールです。
事務のパートは、業務連絡や資料送付ができる程度のパソコンスキルがあれば問題ないですが、昨今ではデータの誤送信による社内秘の流出や外部ファイルからのウイルス感染などが社会的な問題となっていて、より慎重な操作が求められます。
また、こうした社外とのやり取りを行うツールでは、基本的なビジネスマナーや言葉遣いが守られていることはもちろん、To、Cc、Bccなどの送信種別も適切に使い分ける必要があり、場合によっては相手方に失礼な印象を与えかねないため注意が必要です。
【To】
メッセージに返信してほしい人物に対して使用し、送信相手のメールアドレスが公開される。
【Cc】
メッセージに返信は求めないものの内容を把握しておいてほしい人物（上司や部下）に対して使用し、送信相手のメールアドレスが公開される。
場合によっては、顧客情報の流出などにもつながりかねないため注意が必要。
【Bcc】
メールマガジンなど、複数の人物に一斉に同じ内容を送付する際に使用し、送信相手のメールアドレスは公開されない。
Microsoft Teams・Chatworkなど社内での業務連絡などを行うツールの操作
Microsoft Teams、Chatworkなどは、社内間での業務連絡の際に使用されるツールです。
基本的には、前述したOutlookやGmailなどの社外用連絡ツールと同様の内容で操作できれば問題はなく、これらを活用することで社内間でのスピーディーな情報交換ができます。
そして、社内間での業務連絡の際も、顧客簿や個人情報、事業内容の取り扱いは慎重に行うことが重要です。
顧客情報の流出は社会的な信頼を失うことになりますし、人事評価や給与計算表などを間違って別の部署に送ってしまうだけでもトラブルにつながる可能性があります。
一件ごとに送信先を確認するだけでなく、ファイルの取扱いルールなどがあればしっかりと遵守することが大切です。
ファイル管理・保存
ファイルを管理・保存するときは、作成したデータを正しく保存し共有する能力や、高い危機管理能力が求められます。
事務のパートとして働く際は、以下の点に注意する必要があります。
・To、Cc、Bccの違いを理解し、個人情報を社外に流出させない
・個人情報を取り扱う場合には暗号化する
・セキュリティレベルの高いパスワードを複数作成し、使い回しを防ぐ
・フィッシングメールを判別し、不審なファイルなどは開封しない
・セキュリティソフトを定期的に更新する
また、万が一不審なファイルを開封したり個人情報を外部に漏らした可能性があったりした際は、自分一人で解決しようとせず、すぐに上長に報告して指示を仰ぎましょう。
忙しくても大丈夫！事務職で必要なパソコンスキルを身につける方法3選
何かと忙しい主婦のなかには、新しくパソコンスキルを学ぶことが億劫に感じる人もいるかもしれませんね。
しかし、現在では、自宅学習や通学などさまざまな方法で事務職に必要なパソコンスキルを身につけることが可能です。
ここでは、主婦の方におすすめなパソコン学習の方法を3つご紹介します。
スキマ時間に手軽に始められる「オンライン講習」
忙しい主婦の方には、スキマ時間を活用して手軽に学べるオンライン講習がおすすめです。
オンライン講習の方法はさまざまで、無料で視聴可能なYouTubeの動画や、講座ごとに料金が設定されているUdemyなどを利用することで、あまりお金をかけなくてもパソコンスキルを身につけられます。
そして、自分のペースで何度も動画を視聴できるため、繰り返し学習できることもメリットです。
一方で、独学は、自身でスケジュール管理をしたり周囲に質問できる人がいなかったりするため、しっかりと自己管理ができないと思うように学習が進まない可能性もあります。
また、教材には最新バージョンの書籍や動画を選ぶように心がけ、アップデートに対応できるようにすることも大切です。
しっかり学びたい人におすすめ「通信講座・パソコン教室」
費用はかかりますが、しっかりとパソコンスキルを学びたい主婦の方には、通信講座やパソコン教室の利用もおすすめです。
通信講座やパソコン教室では、短期間でしっかりとパソコンスキルが身につけられるようにカリキュラムが組まれていて、独学よりも効率的に学習を進められます。
また、疑問点があれば講師やチューターなどに直接質問できるため、わからないまま勉強から足が遠のくということもありません。
主婦には『ユーキャン』や『資格のキャリカレ』などの大手通信教育会社が人気を集めており、キャンペーンを活用すれば2万円〜5万円程度でパソコンスキルを身につけられます。
自身のライフスタイルに合わせて通信講座と通学を選べますし、より高度なパソコンスキルを身につけたい人におすすめな方法です。
とにかくオトクに学びたいなら「ハローワーク・自治体の職業訓練」
とにかくオトクにパソコンスキルを身につけたい場合は、ハローワークや自治体が開催する職業訓練を利用するのがおすすめです。
職業訓練では、無料もしくはテキスト代のみの負担で、相場よりも低い受講料でパソコンスキルを学ぶことができ、場合によっては月10万円の職業訓練受講給付金の支給対象になることもあります。
また、受講中や受講後にハローワークを通じた就職支援サービスを受けられたり、施設によっては一定時間子どもを預かってもらえたりすることもメリットです。
各ハローワークや自治体によってコース内容は異なりますが、小さな子どもを育てながら事務への就職・転職活動やパソコンスキルの向上を目指す主婦にとって、心強い選択肢といえます。
パソコンスキルの証明になる！事務パートに役立つ資格
最後に、パソコンスキルの証明になるおすすめの資格を2つご紹介します。
これから事務のパートを始めたい主婦の方や、パソコンスキル向上のために勉強したいと思っている人は、ここでご紹介する資格からチャレンジするのがおすすめです。
MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）
MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）は、Word、Excel、PowerPointといったマイクロソフト社が提供するソフトに関する知識や操作スキルを客観的に証明する資格です。
事務職のパートとして働くうえでは、WordやExcelを活用した事務処理が必須であり、大手企業を中心に社内教育の一環として取得が推奨されたり、MOS資格保有者の応募を歓迎したりする求人も増えています。
また、MOSは会場だけでなく自宅からの受験も可能なため、試験終了後すぐに合否結果を確認することができます。
現在休職中で、いち早く履歴書に書ける資格が欲しい主婦の方にもおすすめな資格といえますよ。
日商PC検定
日商PC検定は、ビジネス文書の作成やデータ活用をはじめとしたパソコンスキルを証明する資格です。
Word、Excel、PowerPointなどのビジネスツールに関する知識を順序だてて学ぶことで、データ分析や資料作成をより的確に行うことができ、生産性の向上につなげることが可能になります。
各地のテストセンターや商工会議所などで受験ができるうえ、3級は80〜85%と比較的合格率が高めなことから、事務のパートを目指す人の登竜門的資格となっています。
事務パートで活躍するために、まずは「基本のパソコンスキル」を身につけよう！
主婦が事務パートで活躍するためには、基本のパソコンスキルを身につけることが重要です。
・パソコンスキルを身につけることが事務のパートで採用されやすくなる
・文字入力、Word、Excelなどの基本的なパソコンスキルから身につける
・個人情報や社内秘などの取扱いには特に注意し、問題が発生した場合にはすぐに上長へ相談する
・オンライン講習、通信講座、パソコン教室など、自分に合った方法でスキルを学ぶ
・MOSや日商PC検定などの資格でパソコンスキルを証明する
パソコンスキルの獲得は決して難しいものではないので、積極的に習得を目指しましょう！
